Elektronisk Forpost Norge (EFN) Pb. 2631 Solli N-0203 Oslo Fornyingsdepartementet (FAD) Oslo 17. januar 2007 Postboks 8004 Dep N-0030 Oslo HØRINGSUTTALELSE FRA EFN OM REGLER FOR EPOST M.V. EFN leverer med dette høringsuttalelse (via epost) til FADs Forslag til regler om arbeidsgivers adgang til ansattes e-post mv. Endring av personopplysningsloven, nytt kapittel i personopplysningsforskriften og ny bestemmelse i arbeidsmiljøloven. http://www.odin.no/fad/norsk/dok/hoeringer/paa_hoering/071001-430006/dok-bn.html EFN setter pris på at det utarbeides klare regler for arbeidsgivers innsyn i elektronisk kommunikasjon. SVAR PÅ SPØRSMÅL HØRINGSNOTATET EKSPLISITT BER OM TILBAKEMELDING PÅ Punkt 5.5.1 EFN mener det er opplagt at man bør ta utgangspunkt i at arbeidsgiver ikke skal ha tilgang til ansattes e-post. I utgangspunktet bør innholdet av epost anses som like privat og personlig som innholdet av telefonsamtaler. EFN er likevel av den oppfatning at det skal være god anledning til å utarbeide rutiner og avtaler for at tilgang skal kunne skje. Noen eksempler på hvordan slike rutiner kan gjennomføres og på hva som kan inngå i slike avtaler: * Den ansatte bør organisere arbeidsrelatert epost slik at andre kan ha tilgang til den ved behov, f.eks. med kopier i egne prosjektrelaterte foldere eller mapper som kan ha åpen tilgang for hele prosjektgruppen. * Bruk av generiske mottakeradresser som fungerer som felles arkiv. En slik generisk adresse vil være et eksternt arkiv som skal fjerne behovet for å gå inn i den ansattes eget epostarkiv. En generisk adresse kan være en egen adresse i tillegg til de personlige mottaker-adressene, eller den kan være en egen epostliste (epostlistetjener) i form av en fellesadresse som alle sender til og som videresender til hver enkelt i prosjektet i tillegg til listens eget arkiv. * Bedriften bør/skal ta ansvar for å hjelpe til med/sette opp tekniske løsninger for fellesarkivering av epost som nevnt ovenfor. Hovedprinsippet er altså at bedriften i utgangspunktet bør/skal ha samme grad av ansvar og regler for å la være å snoke i den ansattes INBOX og personlige epostfoldere som den har for å la være å bedrive telefonavlytting av den ansatte, og at bedriften i samarbeid med ansatte utvikler gode rutiner og tekniske løsninger for tilgang til bedriftsrelatert informasjon som finnes i ansattes epost. Rutinene og løsningene må ivareta eller være forenlige med ansattes personvern, og ansatte må informeres om, inngå avtale om og evt. bidra til utforming av dem. Punkt 5.5.3 EFN mener at disse unntakene bør etableres gjennom rutiner for innsyn. Hvis uforutsette behov skulle oppstå mener vi at en slikt innsyn kun bør gis etter domstolsbehandling eller søknad til Datatilsynet. Punkt 5.5.4 EFN støtter dette fullt ut. Vi mener at informasjonsplikten er avgjørende for arbeidstakerens evne til å fatte informerte beslutninger rundt sin egen informasjonsbehandling. Vi mener at ingen innsyn utenom de som er eksplisitt hjemlet i loven bør kunne foretas før arbeidstakeren er gjort kjent med og har inngått avtale om rutinene. ANDRE MERKNADER Det er uheldig at ordlyden i loven kun omfatter epost. Det vil være mer fremtidsrettet å utforme loven på en teknologinøytral måte, slik at den kan omfatte alle former for elektronisk kommunikasjon. Noen få eksempler på andre aktuelle kommunikasjonsteknologier kan være: pratekanaler, lynmeldinger (Instant Messaging), webforum, IP-telefoni, SMS, nettbasert videokommunikasjon. Intensjon om teknologinøytralitet uttrykkes da også på forslagets side 2. Vi mener at lovens ordlyd bør forandres til "elektroniske kommunikasjonsmidler" istedenfor "epost" for å ivareta denne intensjonen. EFN støtter også momentene i NUUGs høringsuttalelse. ( http://www.nuug.no/dokumenter/arbeidsgjever-epost.pdf ) EFNs høringsuttalelse om regler for epost m.v. er forfattet av Tom Fredrik Blenning Klaussen og Thomas Gramstad. Kontaktinformasjon: Tom Fredrik Blenning Klaussen Thomas Gramstad Tom.Fredrik@efn.no thomas@efn.no mobil: 9962 4544 mobil: 4817 6875 EFN er en elektronisk rettighetsorganisasjon som jobber med medborgerskap og juridiske rettigheter i IT-samfunnet. www.efn.no Med vennlig hilsen på vegne av EFN, Tom Fredrik Blenning Klaussen og Thomas Gramstad